Nová pravidla pro zasílání hromadné pošty od Gmail a Yahoo

Již dlouhodobě je e-maling jedním z velmi využívaných nástrojů k oslovování vašich klientů. Pomáhá vám zůstat s nimi v kontaktu, dozvědět se o nich víc, nabízet jim své služby, bavit je a konečně, také zvyšovat vaše konverze a následné prodeje vašeho zboží nebo služeb. Zkrátka stal se téměř nepostradatelným.

Zpřísnění pravidel pro rozesílání hromadných e-mailů

Od 1.2.2024 však došlo ve světě e-mailingu k podstatným a velmi důležitým změnám. Tyto zavedly společnosti Google a Yahoo. Nová opatření jsou ryze bezpečnostní a jejich úkolem je zajištění a posílení bezpečnosti rozesílání hromadných zpráv vašim klientům. Snaží se o to, aby elektronická komunikace byla bezpečnější a bojují proti podvodným zprávám, spamu a phishingu.

Následky nesplnění nových pravidel

Nesplnění těchto zpřísněných pravidel může mít pro odesílatele hromadných e-mailů neblahé následky. Pokud si vše správně a včas nenastavíte, může se stát, že vaše zprávy nebudou adresátům doručeny. A nebo, v tom lepším případě, je přijímací servery “pouze” zařadí do spamu.

Je proto nezbytné, abyste odesílání svých e-mailů těmto novým pravidlům podřídili a přizpůsobili. A také důkladně monitorujte svou reputaci. Tedy to, jestli byly vaše e-maily úspěšně doručeny, skončily ve spamu nebo se vám vrátily. Nebojte se, vše vám nyní vysvětlíme. Co vše budete muset udělat?

Gmail_zprisnuje_pravidla_hromadnych_rozesilek_softema_blog

1) Autentizace vaší domény

Správné nastavení záznamů DNS je pro rozesílání vašich hromadných sdělení naprostou nezbytností. Nově Google a Yahoo, kromě správných SPF a DKIM záznamů, požadují také i správně nastavení záznamu DMARC, který není novinkou. Tento DNS záznam chrání vaši doménu, jako odesílatele, a rozhoduje o tom, jakým způsobem bude server příjemce nakládat s e-maily, které nejsou správně nebo úplně autentizovány (podepsány) pomocí zmíněných SPF a DKIM záznamů.

Aby vaše e-maily chodily adresátům bez problémů, rozhodně si zkontrolujte, zda máte výše uvedené tři záznamy správně nastavené. Pokud shledáte, že nikoliv, rychle si nastavení opravte.

Co jsou to DNS záznamy?

DNS je zkratkou anglických slov Domain Name System. Tyto záznamy jsou nezbytné proto, aby vaše e-maily nebyly označovány jako SPAM. Také mají zásadní vliv na doručitelnost vašich e-mailových sdělení. První podmínkou k tomu, abyste si je mohli správně nastavit, je mít vaši e-mailovou adresu zaregistrovanou na své doméně. Nikoliv tedy na doménách freemailových systémů, jako jsou Gmail, Seznam, a jiné, ze kterých ani nelze odesílat hromadně obchodní sdělení. U těchto e-mailových adres totiž není možné DNS záznamy nastavovat.

Díky tomuto správnému nastavení bodu vaše e-maily působit důvěryhodně. Nyní si ve zkratce rozebereme jednotlivé záznamy. Jejich hlavním úkolem je chránit vaší elektronickou korespondenci a zajistit, aby nebyla označena jako SPAM. Jedná se o DKIM, SPF a DMARC.

DKIM – je zkratkou anglických slov DomainKeys Identified Mail. Jedná se o technologii digitálního podpisu. DKIM ověřuje pravost jednotlivých e-mailů. Pokud bychom to měli říct hodně zjednodušeně, jde o mechanismus který funguje jako digitální podpis každého jednotlivého e-mailu, pomocí něhož si ověříte, že zpráva nebyla pozměněna třetí stranou.
SPF – Sender Policy Framework slouží jako ochrana proti SPAMu a je založen na ověřování IP adres odesílatele e-mailových sdělení. Dal by se popsat jako způsob, jak doméně příjemce sdělíte, který e-mailový server může odesílat poštu z vaší domény.
DMARC – zkratka z poměrně dlouhého anglického názvu (Domain Message Authentication Reporting and Conformance) ukrývá nástroj, který má za úkol rozhodnout, co se má stát se zprávou, která postrádá platný DKIM nebo SPF. Další jeho funkcí je, že vás dokáže informovat o tom, že došlo ke zneužití vaší domény.

Ať už pro odesílku vašich newsletterů využíváte jakýkoliv systém (LeadHub, SmartEmailing, Mailkit a další), tak všechny podklady vám vaše služba, pokud je kvalitní, přehledně poskytne. DNS záznamy vám nejen zkontroluje, ale také ohlásí případnou chybu. Ty lepší systémy na odesílání obchodního sdělení vás ochrání až tak bezpečně, že vám odeslání newsletterů do nápravy DNS záznamů zcela znemožní.

POZOR: Neodborným zásahem do DNS záznamů můžete znepřístupnit celý váš web nebo e-shop! Proto nechte úpravy na specialistech nebo podpoře vašeho hostingu.

Nastavte_si_spravne_vsechny_DNS_zaznamy_Softema_blog

2) Snadný způsob odhlášení z odběru newsletterů

Další zpřísnění pravidel se týká možnosti odhlášení z odběru vašich e-mailů. Každý příjemce musí mít možnost odhlásit se z odběru vašich zpráv a to jedním jediným kliknutím. Gmail a další jeho klienti nyní vyžadují tzv. one‑click unsubscribe, tedy zmíněné odhlášení pomocí jednoho kliknutí. Tento údaj by příjemci vašich e-mailů měli najít v hlavičce, či patičce daného e-mailu. Obvykle je zobrazen jako tlačítko odhlásit. Ne vždy se však musí jednat o tlačítko jako takové. Někteří e-mailový klienti zobrazují svým uživatelům klasický text “odhlásit” v základní struktuře e-mailového sdělení.

3) Udržte hranici spamu pod 0,3 %

Gmail nyní nově požaduje to, aby procento příjemců, kteří označí vaše e-maily jako spam, zůstalo v ideálním případě pod hranicí 0,1 %. Jestliže by tato hranice překročila 0,3 %, vaše reputace odesílatele bude negativně ovlivněna.

Pokud bychom to měli vyjádřit jinak a pochopitelněji, tak v případě, že udržíte hranici spamu pod 0,1 %, tak je vše v naprostém pořádku. Začne-li se tato začne pohybovat v rozmezí 0,1 % až 0,3 %, je nezbytné, abyste ihned zavedli opatření k jejímu snížení. V momentě, kdy přesáhnete 0,3 %, reálně vám hrozí, že celá vaše rozesílka končí ve spamu. A to přece rozhodně nechcete, že?

Jak si udržet pozitivní reputaci odesílatele?

Abyste svou reputaci odesílatele udrželi “nad vodou”, tedy aby vaše e-maily nepadaly do spamu, přinášíme vám níže několik rad jak toto riziko minimalizovat. Abyste nespadli do spamu, zaměřte se na:

snažte se cílit na skutečné zájemce – svá e-mailová sdělení zasílejte výhradně a jen těm uživatelům, kteří o ně projevili opravdu zájem. Snížíte tím riziko toho, že vás adresáti zařadí do spamu. Abyste měli jistotu, že se jedná o skutečné zájemce o informace od vás, využijte při přihlašování k odběru vašich newsletterů tzv. double opt‑in ověřování přihlášení.
Personalizujte a zasílejte sdělení, která budou skutečně hodnotná – snaže se vytvářet sdělení, která budou bohatá na relevantní informace. Svá sdělení segmentujte a přizpůsobujte na míru jednotlivým zákazníkům.
Neaktivní příjemce vyřaďte z vašich rozesílek – pravidelně spravujte databáze, na než svá e-mailová sdělení posíláte a ty klienty, kteří vaše e-maily dlouhodobě neotevírají z nich (alespoň dočasně) vyřazujte.
Používejte službu feedback loop – jedná se o funkci, která za vás bude z databáze automaticky odstraňovat ty klienty, jenž vaše e-maily označili jako spam.

Prisnejsi_pravidla_pro_hromadnou_postu_Softema_blog

4) Nové požadavky, které jsou vyřešeny e-mailingovým nástrojem

Abychom měli čisté svědomí, že jsem vás informovali opravdu o všech nových požadavcích, uvedeme zde i ty, které jsou nastaveny automaticky v daném maileru. Vy osobně tedy nemusíte nic nastavovat nebo dělat. Jedná se o následující požadavky:

PTR záznamy na IP adrese, z níž je váš e-mail odesílán,
HTML formát, který je správný a funkční,
spojení TSL, nezbytné pro samotné zaslání e-mailů,
doména, která je shodná s SPF nebo s DKIM záznamem ve „from“ hlavičce vašeho e-mailového sdělení.

Pokud byste k výše uvedenému měli jakékoliv dotazy, neváhejte nám napsat a zeptat se nás. Velmi rádi vám na vaše dotazy odpovíme a poradíme vám se správným nastavením, aby vaše mailingové kampaně bezchybně fungovaly. V případě, že si opravdu nebudete vědět rady ani po přečtení našeho článku, rádi pro vás vaše kampaně nastavíme a budeme se o ně starat i dlouhodobě.